Selbstaufschreibung ist eine REFA-Methode zur systematischen Gewinnung von Betriebsdaten. Sie kommt dann zum Einsatz, wenn zum Beispiel Strukturen von Tätigkeiten und die Auslastung von Personen ermittelt werden sollen.
Es gibt verschiedene Techniken der Selbstaufschreibung. Manchmal sollten die Mitarbeiter einmalig zum Beispiel Aufgaben, Zeiten und Mengen angeben. Geht es um eine Personalbedarfsermittlung, kommen Formulare zum Einsatz, die über einen festgesetzten Zeitraum hinaus ausgefüllt werden müssen. Es geht darum, Tätigkeiten und Aufgaben eines Prozessabschnitts in passender Reihenfolge mit Zeitangaben festgehalten.
Was Sie vor einer Selbstaufschreibung klären sollten
Wie bei jedem anderen Projekt, gehört zur Selbstaufschreibung zunächst eine Zielfestlegung. Was wollen Sie dadurch herausfinden? Möchten Sie …
- die Auslastungen einzelner Personen ermitteln?
- die Struktur von Tätigkeiten erfassen?
- etwas über die Dauer von Vorgängen herausfinden?
- eine Leistungsmessung durchführen?
Manchmal müssen Sie den Betriebsrat mit ins Boot holen, nämlich dann, wenn die Ergebnisse der Selbstaufschreibung Grundlage der Entgeltgestaltung sind. Ganz wichtig ist es natürlich, Ihrem Team bzw. den Mitarbeitern, die die Selbstaufschreibung durchführen sollen, Ziel, Konsequenzen und Nutzer der Maßnahme zu verdeutlichen. Ab und zu dürfte auch eine anonymisierte Form der Selbstaufschreibung ausreichen. Da keine persönlichen Folgen drohen, dürften die Angaben realistischer ausfallen als in Fällen, wo sich die Angaben direkt auf den Mitarbeiter auswirken.
Arbeitsplatz, Bereich oder Vorgang – war darf es sein?
Die Selbstaufschreibung kann arbeitsplatz-, bereichs- oder vorgangsbezogen erfolgen. Das arbeitsplatzbezogene Selbstaufschreiben erfasst Tätigkeiten und deren Dauer. Beim vorgangsbezogenen Selbstaufschreiben steht der Durchlauf von Arbeitsgegenständen und den beteiligten Arbeitssystemen im Fokus. Dem Arbeitsgegenstand wird ein „Laufzettel“ beigefügt – oder der Mitarbeiter begleitet den Gegenstand zu allen Stationen und notiert die Dauer der Arbeitsschritte.
Es kommt mal wieder auf die genaue Dosis an
Achtung, die Vorgaben für die Selbstaufschreibung sollten nicht zu ausführlich sein. Wenn das Schreiben länger dauert als die Erfüllung einer Aufgabe selbst, müssen Sie nachjustieren. Zu allgemein darf die Abfrage aber auch nicht sein, damit Sie aussagekräftige Ergebnisse erhalten. Und so gehen Sie vor:
Schritt 1: Sie setzen das Untersuchungsziel fest
Schritt 2 Sie grenzen den Untersuchungsbereich ein (Projekt, Prozess, Arbeitsplätze, Arbeitssystem ...)
Schritt 3: Sie bereiten die Selbstaufschreibung vor (zu ermittelnde Daten, passende Fragen, Formulare oder Vorgaben, Zeitrahmen, Zyklen …)
Schritt 4: Testen Sie Selbstaufschreibung an ein bis drei Arbeitstagen und prüfen Sie die Ergebnisse (Einhaltung der Regeln, Vollständigkeit, Plausibilität Häufigkeit/Arbeitszeitbedarf, Arbeitsfluss …)
Schritt 5: Passen Sie die Unterlagen an und testen Sie erneut
Schritt 6 Führen Sie die Selbstaufschreibung durch und Überwachen Sie sie, um Fehler zu vermeiden
Schritt 7: Kontrollieren Sie, ob alles nach Wunsch gelaufen ist
Schritt 8: Werten Sie die Daten aus
Noch mehr Methoden lernen Sie in REFA-Weiterbildungen kennen. Sie und Ihre Mitarbeiter können Qualifikationen von der Grundausbildung 4.0 bis zum REFA Industrial Engineer durchlaufen. So sind Sie sicher für die Zukunft aufgestellt, auch nach Corona. Viele Angebote sind auch online verfügbar.
