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Die REFA Multimomentaufnahme auch ein Werkzeug für den Verwaltungsbereich.


Beispielhaft dargestellt an einem Praxisbeispiel im Zusammenhang mit den Themen Belastung und Beanspruchung, Auslastung und Personalbemessung im Sekretariat. blog verwaltungsbereich lott

Ausgangslage war, dass im Zusammenhang mit einem Überhang von Stellen im Verwaltungsbereich, eine einvernehmliche Reduzierung von Stellen im Zentralsekretariat erfolgte. Eine gefühlte Überauslastung der verbliebenen Stellen im Zentralsekretariat führte nun zu einer Unzufriedenheit und die bestehende Personalbemessung wurde durch die verbliebenen Beschäftigten angezweifelt. Eine gewachsene wie auch angenommene Aufgabenstruktur sowie ein zeitlich wie auch inhaltlich nicht transparenter Zugriff verschiedener Referate auf das Zentralsekretariat, erschwerte eine objektive Beurteilung der aktuellen Situation.  

Ziel war es, in einem ersten Schritt die aktuelle Situation zu erfassen und objektiv zu bewerten. In einem weiteren Schritt galt es die vorhandenen Aufgabenstrukturen angepasst an die bestehende Personalbemessung zu optimieren und ggf. neu zu gestalten.

Für den ersten Schritt, die vorhandene Situation zu erfassen und objektiv zu bewerten wurde als Werkzeug auf die REFA Multimomentaufnahme in Form einer Selbstnotierung zurückgegriffen. 

Zur Vorbereitung der REFA Multimomentaufnahme, erfolgten verschiedene Abstimmungsgespräche (u. a. mit den betroffenen Beschäftigten, dem Personalrat, den Referatsleitungen) zur Vorbereitung des Projektes sowie zur Erklärung der Funktion und des Vorgehens im Zuge einer REFA Multimomentaufnahme.mm grafik

Da die REFA Multimomentaufnahme in Form einer Selbstnotierung durchgeführt wurde, war die Einbindung von den betroffenen Beschäftigten - inklusive des Personalrates - ein entscheidender Punkt in der Vorbereitung. Im Rahmen des Workshops erfolgte u. a. die Begleitung der betroffenen Beschäftigten im Zentralsekretariat bei ihrer täglichen Arbeit um dann im Anschluss, gemeinsam mit ihnen die zu beobachtenden bzw. zu notierenden Arbeiten/Aufgaben zu definieren und zu beschreiben. 

Da den betroffenen Beschäftigten neben den Arbeitsinhalten auch die gefühlte Überforderung sehr am Herzen lag, erfolgte eine gemeinsame Definition von fünf über die Selbstnotierung zu erfassenden „Gemütszuständen“.

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Als Ergebnis des Workshops stand dann ein entsprechend mit den betroffenen Beschäftigten und dem Personalrat herausgearbeiteter und abgestimmter Erfassungsbogen für die REFA Multimomentaufnahme, der die Grundlage für die Selbstnotierung Arbeiten/Aufgaben sowie der „Gemütszustände“ der Beschäftigten im Zentralsekretariat bildete. 

 

mm grafik03Zur Ermittlung der auf Zufall beruhenden Erfassungszeiten, wurden Signalgeber für die Selbstnotierung der Firma dmc-ortim GmbH eingesetzt. Das Zeitfenster für die Notierung wurde hierbei auf einen abgestimmten Wert von 15 Minuten eingestellt. 

Die Selbstnotierung erfolgte über ein Zeitfenster von 4 Wochen mit jeweils über 3.000 Notierung im Hinblick auf die ausgeführte Aufgabe/Arbeit sowie den in diesem Augenblick empfundenen „Gemütszustand“. 

Zwecks Durchführung von Zwischenauswertungen sowie zur Begleitung der Selbstnotierungen erfolgte eine wöchentliche Abstimmung mit den betroffenen Beschäftigten des Zentralsekretariats. 

Im Rahmen der Auswertung der REFA Multimomentaufnahme zeigte sich dann die statistisch abgesicherte Struktur der ausgeübten Aufgaben / Arbeiten sowie die Auswertung, der bisher eher gefühlten „Gemütszustände“. 

Die REFA Multimomentaufnahmen zeigte einen erheblichen Anteil an E-Mail-Bearbeitung, Terminpflege und Abstimmungsgesprächen.

Ebenso zeigte sich durch die Aufnahme eine Vielzahl von Aufgaben, die eher dadurch gekennzeichnet waren, dass sie - als Bestandteil der Arbeit und damit auch zeitlich - nicht den großen Anteil an den zu erledigenden Arbeiten ausmachen. Sie waren eher durch die Vielzahl, die es zu erledigen galt, sowie vermutlich auch durch die Spontanität und die Unregelmäßigkeit des Auftretens gekennzeichnet.mm grafik04

Die im Rahmen der Vorbereitung der REFA Multimomentaufnahmen abgesprochene Form der Selbstnotierung ermöglichte darüber hinaus jetzt auch eine Aussage, wer in welcher Form auf das Zentralsekretariat zugreift. Hierbei zeigten sich unterschiedliche Ausprägungen und Intensitäten. Während einige Referate eher regelmäßig im Rahmen der Selbstnotierung erfasst worden (u. a. mit „Schreibarbeit / Präsentationen / Excel-Listen“), worden andere Referate nur vereinzelt notiert. Deutlich wurde aber auch ein großer Teil von „sonstigen Personen“ die auf das Zentralsekretariat zugegriffen haben.

Bezüglich des Befindens führte die REFA Multimomentaufnahme zu einer Versachlichung der Thematik. Durch die statistisch abgesicherte Auswertung konnte die bisher eher „gefühlte“ Situation objektiver betrachtet werden. 

Es zeigte sich, dass das Befinden im Zentralsekretariat mit 44,4% als „neutral“ sowie mit 41,2% als „freudig, motiviert, hab Spaß“ bewertet wurde. Die Auswertung ergab, dass eher ein geringerer Teil als „gestresst“, „gelangweilt, unterfordert, hab keine Lust“ bewertet wurde. Auch das Empfinden als „verärgert“ oder „hilflos, überfordert“ viel kaum ins Gewicht.

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Durch die kombinierte Erfassung der Aufgaben / Arbeiten und des Befindens während der REFA Multimomentaufnahme konnte in einer vertiefenden Betrachtung herausgearbeitet werden, dass das Gefühl „hilflos, überfordert“ zu sein, überwiegend im Zusammenhang mit der Notierung „EDV- Problem“ gemacht wurde. Gleiches gilt für das Gefühl „verärgert“. Auch dieses steht im direkten Zusammenhang mit der Notierung „EDV-Problem“ oder „Warten auf Informationen / Störungen“. Ebenso ließ ein häufiger Aufgabenwechsel im Laufe eines Arbeitstages auf das Befinden „verärgert“ deuten.

Das Empfinden von „gestresst“ sein erfolgte eher im Zusammenhang mit „kurzweiligen“ Aufgaben und/oder einem häufigen Wechsel der zu erledigenden Aufgaben. Verstärkt wird diese durch die Kombination mit Betreuungsaufgaben, Telefondienst bzw. Terminaufgaben.

Aufgaben wie „Aktenanlage/Aktenablage“, „Ausschreibungen sichten/vorbereiten“ führte eher zu dem Befinden „gelangweilt, unterfordert, hab keine Lust“ zu sein.

Als Fazit ist festzustellen, dass mit der REFA Multimomentaufnahme die IST-Situation bezüglich der vorhandenen Aufgabenstruktur sowie der bisher eher gefühlten „Gefühlslage“ geschaffen wurde.

Allein die transparente Darstellung der erarbeiteten IST-Situation und die darüber geführten Gespräche mit den betroffenen Beschäftigten führten schon zu einer Entlastung innerhalb des Zentralsekretariats.

In nächsten Schritten galt es nun unter dem Blickwinkel „Wie können die anfallenden Aufgaben effizienter bearbeitet werden?“ mit den betroffenen Beschäftigten eine Optimierung der Aufgabenerledigung zu forciere.

Derzeitige Aufgabenverteilungen wurden hiterfragt und überprüft. Die „Zeitfresser“ wie z. B. Terminabstimmungen, E-Mail-Bearbeitung etc. wurden durch klare und abgestimmte Regelungen sowie durch technische Möglichkeiten und Rahmenbedingungen minimiert. 

Ebenso erfolgte eine konsequentere wie auch transparentere Priorisierung und Terminierung der zu erledigenden Aufgaben. Wer macht was, wann in welcher Reihenfolge, für wen wurde über klare und abgestimmte Regelungen definieren. 

Darüber hinaus wurde die Rolle der Zentralensekretariatsleitung durch ein persönliches Coaching gestärkt und gefestigt.

Die REFA Multimomentaufnahme lieferte die Basis für ein jetzt neu aufgestelltes Zentralsekretariat in dem „gefühlte“ Überlastung und Unzufriedenheit der Vergangenheit angehört. Stattdessen wird kontinuierlich nach Verbesserung geschaut und hinterfragt, ob noch das „Richtige“ effizient und richtig gemacht wird. 

Martin Lott
REFA Nordwest e. V., Regionalverband Nord

REFA Nordwest e.V. ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und AZAV

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