Hemmnis 1: Datendickicht im Prozessdschungel
Bevor Abläufe und Kommunikationsvorgänge digitalisiert werden können, ist laut Herrn Lott oft erst einmal „Aufräumen“ angesagt. Er beschreibt eine typische Ausgangssituation: „Wenn wir Prozesse optimieren wollen, erhalten wir Daten, die kaum zu verwenden sind.“ Er nennt alte Bestände, deren Herkunft und Bedeutung nicht mehr nachvollzogen werden könnten und fügt hinzu: „Manchmal sind die Daten auch lückenhaft oder nicht reproduzierbar, ein Änderungsmanagement ist nicht gegeben bzw. läuft eher schleppend.“
In diesen Fällen müsste der Ist-Zustand mit REFA-Methoden, wie einer Zeitstudie oder einer Multimomentaufnahme erfasst werden. „Welche Instrumente genau ins Spiel kommen, hängt von den Projektzielen ab. Auch Abläufe seien oft ungünstig organisiert. Die Prozesse sollten flüssig laufen. Dann kann im nächsten Schritt eine Digitalisierung erfolgen.“
Hemmnis 2: Punktuelle Aktivitäten ohne Blick aufs Ganze
Was ihm und seinen Beraterkollegen auch begegnet wäre, seien auf Einzelbereiche beschränkte Digitalisierungsschritte. „Teilweise waren diese Projekte nicht einmal abgeschlossen mit der Begründung, wegen des Alltagsgeschäftes keine Zeit dafür zu haben.“
Um die unzureichenden Funktionen der halbgaren Lösung auszugleichen, hätten die Verantwortlichen parallel Excel-Listen zur Datenerfassung verwendet. „Das ist natürlich eine enorme Verschwendung von Zeit und Kapazitäten“, stellt Lott fest. „Es muss ein Konzept her, das alle Teilbereiche einbezieht und den Gesamtzusammenhang berücksichtigt.“
Hemmnis 3: Widerstand gegen die Digitalisierung
In anderen Fällen werden Digitalisierungsvorhaben zwar technisch umgesetzt und alles könnte laufen, doch innerhalb der Belegschaft gibt es Widerstand. Und der stellt die Führungskräfte vor besondere Kommunikationsaufgaben. „Zunächst muss ergründet werden, warum Beschäftigte mauern“, sagt Lott. Das sei nicht immer einfach, denn mancher Widerstand manifestiere sich passiv. „Leute verzögern Projekte und schieben Gründe vor, warum sie sich nicht mit der neuen Technologie befassen könnten.“
In Betrieben bilden sich bei Digitalisierungsvorhaben seiner Erfahrung nach häufig zwei Gruppen: die tendenziell Jüngeren, die der Digitalisierung offen gegenüberstehen, „die mit ihr großgeworden sind und sie sogar einfordern.“ Diesen „digital Natives“ gegenüber „befinden sich die eher Älteren, die der Digitalisierung überwiegend skeptisch begegnen und schnell auf Ablehnung schalten.“
Er betont, häufig resultiere der Widerstand aus Ängsten. „In der Regel sind es Befürchtungen, den Arbeitsplatz zu verlieren oder mit der neuen Anwendung überfordert zu sein.“ Doch über diese Vorbehalte rede kaum jemand offen. „Wer gibt schon zu, dass er Angst hat, abgehängt zu werden?“ Als Gegenmaßnahme empfiehlt Herr Lott, Betroffene und Beteiligte möglichst früh mit ins Boot zu holen und an der Planung der technologischen Innovation zu beteiligen. „Und sie müssen gründlich geschult werden.“
Manche Vorgesetzten verhalten sich auch ungeschickt, indem sie sich nur auf die Anwendungsebene konzentrieren. Lott: „Die Beschäftigten erhalten eine Arbeitsanweisung, wie eine Tätigkeit ab sofort ausgeführt werden müsse. Fertig. Ohne Erläuterungen zum Hintergrund und zu den Vorteilen des neuen Verfahrens.“ Insbesondere der Nutzen für den oder die Einzelnen müsse kommuniziert werden.
Für weitere Kommunikationstipps siehe die kostenlose Checkliste der AEQ-Krull/Lott GbR.
