Die Ablaufanalyse nach REFA wird eingesetzt, um Schwachstellen in der Zusammenarbeit von Mensch und Betriebsmittel in der Produktion aufzudecken. Bei dieser Methode werden durch Beobachtung, Messung, Beschreibung und Dokumentation Daten aus den einzelnen Prozessabschnitten erhoben und ausgewertet. Die beiden REFA-Experten und -Ausbilder Thomas Pille und Ronald Kochmann vom REFA-Regionalverband Osnabrück-Münsterland-Niederrhein berichten, worauf es bei dieser Methode ankommt.
„Mit einer Ablaufanalyse kann das gesamte Arbeitsgeschehen erfasst werden, also sowohl die planmäßigen Ablaufabschnitte aus der Arbeitsaufgabe als auch zusätzliche Tätigkeiten und Störungen im Arbeitsablauf. Hinzu kommen Stillstände aufgrund von technischen Störungen", erklärt Ronald Kochmann. Er erläutert weiter, dass die erfassten Daten einen realen Überblick über die unterschiedlichen Anteile der möglichen Vorkommnisse gäben. Als Beispiele nennt er den Wertschöpfungsanteil, Rüstanteil und Nutzungsgrad von Betriebsmitteln. „Mit diesen Daten ist eine zielgerichtete Optimierung des gesamten Arbeitsablaufs möglich – auch im Hinblick auf die Schnittstellen, also vor- bzw. nachgelagerte Arbeitssysteme.
Die Ablaufanalyse deckt Störpotenzial und Verbesserungsbedarf auf
Ronald Kochmann fügt außerdem hinzu, dass sich die Ablaufanalyse hervorragend eigne, um Fehler und Ursachen von Störungen aufzudecken. „Manchmal ist an den Kennzahlen zu bemerken, dass das Arbeitssystem irgendwo Produktivitätsverluste aufweist, aber im Vorfeld nicht bekannt ist was dazu führt.“ Die Ablaufanalyse liefere die passenden Daten, um Maßnahmen zielgerichtet zu planen und umzusetzen. So könne die Produktivität wieder gesteigert werden.
Die Beteiligten müssen zusammenwirken
Nach Auffassung von Thomas Pille ist die Vorbereitung der Analyse der wichtigste Schritt, um die Weichen für das gesamte Vorhaben zu stellen. Denn dabei werde der erste Kontakt zwischen Mitarbeiter und REFA-Fachmann hergestellt. „Eine Leistungsgradbeurteilung findet später statt; die Uhr steht noch still und es ist lockere Stimmung.“ Wichtig sei, dass in dieser Phase eine gemeinsame Basis hergestellt werde. „Beide Parteien nähern sich an. Im Dialog wird zusammen der Arbeitsprozess beschrieben“, hebt Thomas Pille hervor. Hierbei könne der Mitarbeiter z.B. direkt auf Schwierigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess hinweisen. Pille betont weiter, das Zusammenwirken sei ein Miteinander. „Der Mitarbeiter wird bei der Beschreibung seiner Tätigkeit in seinem Arbeitssystem als Experte wahr- und ernstgenommen.“
Wer mit im Boot ist, trägt anschließende Verbesserungen
Bei dem gesamten Projekt spiele die soziale Kompetenz des REFA-Fachmanns eine sehr große Rolle, sagt Pille. „Werden die Mitarbeiter direkt einbezogen, akzeptieren sie spätere Verbesserungen bzw. Veränderungen leichter und schneller.“ In seinem Unternehmen werden Arbeitsanweisungen aus der Ablaufanalyse abgeleitet, die später unter anderem zum Anlernen neuer Mitarbeiter genutzt würden. „So erstellen wir Standards, die laufend überprüft und bei Bedarf weiterentwickelt werden.“
So funktioniert die Ablaufanalyse
Für die Durchführung einer solchen Analyse gibt es ein REFA-Formblatt, in das alle Informationen eingetragen werden können. Dazu gehören i.d.R. auch Zeitarten, wenn damit die Zeit eines Ablaufabschnittes näher gekennzeichnet wird. Bei der Vorbereitung geht es zunächst um die Frage, welchen Ablauf Sie für Ihre Analyse auswählen. Er sollte häufig vorkommen und repräsentativ sein. Dann erfassen Sie z. B. folgende Punkte: Start und Ende, Rahmenbedingungen (Arbeitssystem, Lage, Dauer oder Arbeitssituation). Sie erstellen ein Ablaufschema und legen fest, welche Datenerhebungsinstrumente Sie einsetzen wollen.
Anschließend beschaffen Sie nötige Unterlagen wie Arbeitspläne, Auditberichte und ähnliches. Damit Ihre Mitarbeiter Bescheid über Ihr Vorhaben wissen, informieren Sie sie – insbesondere natürlich die Belegschaftsmitglieder, die an dem von Ihnen ausgewählten Ablauf beteiligt sind. Sind diese Punkte erledigt, kann es losgehen.
1. Führen Sie die Ablaufanalyse durch
- Ablauf beobachten
- Ablaufweg verfolgen und festhalten
- Alle Ablaufabschnitte in richtiger Reihenfolge mit zugehörigen Daten erfassen
- Störungen, Hinweise und offene Punkte/Klärungsbedarf notieren
2. Werten Sie die Ablaufanalyse aus
- Sind die Angaben vollständig?
- Ablaufdaten aufbereiten (z.B. Zeiten, Entfernungen und Durchlaufzeit ermitteln, Kennzahlen zum Wertschöpfungsgrad bilden)
- Ablaufstruktur beleuchten (prozentuale Anteile der Einzel-Abschnitte sowie prozentualer Anteil ihrer Dauer am Gesamtablauf)
- Abweichungen kennzeichnen und ihre Ursachen ermitteln (z. B. Stillstände, Verschwendungen)
- Folgen/Verbesserungsmöglichkeiten darstellen
3. Verbessern Sie die beobachteten Arbeitsabläufe
- Ideen für Verbesserungsvorschläge entwickeln
- Aufwand und Effekte darstellen
- Realisierungsmöglichkeiten abschätzen
- Gute Lösungsvorschläge in Maßnahmenplan überführen
- Umsetzung realisieren
- Ergebnisse überprüfen
Typische Ergebnisse, die Sie durch eine Ablaufanalyse erzielen können, sind diese: Sie erhalten einen Überblick wertschöpfender und nicht wertschöpfender Ablaufabschnitte. Das Ausmaß von Unterbrechungen etwa durch Störungen, Abwesenheit von Mitarbeitern oder Stillständen wird deutlich, so dass Sie insgesamt ein realistisches Bild des Ablaufs erhalten.
(Text: Birgit Lutzer )
