Die Frage „Warum?“ wird fünfmal hintereinander gestellt, so wie wir es alle früher als Kinder getan haben. Die Vorgehensweise liefert eine strukturierte Problem- und Ursachenanalyse, denn sie trennt zwischen Symptomen und Ursachen. Im Anschluss daran können Fehlerquellen nachhaltig beseitigt werden.
5W – so gehen Sie vor
Stellen Sie als erstes die Warum-Frage zu einem Problem. Beispiel: Unter einer Maschine befindet sich eine Öl-Pfütze. Sie fragen: „Warum liegt unter der Maschine Öl?“. Die richtige Antwort lautet: „Weil die Maschine eine undichte Stelle hat.“ Auch die Antwort hinterfragen Sie wieder mit einer Warum-Frage und hangeln sich so Schritt für Schritt zur übergeordneten Ursache der Ölpfütze. Für jeden Schritt leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein, bis das Problem endgültig abgestellt ist. Im Überblick sieht das so aus:
| | Problemebene | Gegenmaßnahme |
| | Unter einer Maschine schwimmt eine Ölpfütze. | Öl wegwischen |
| Warum? | | |
| | Weil die Maschine eine undichte Stelle hat | Maschine reparieren |
| Warum? | | |
| | Weil die Dichtung zerbröselt ist | Neue Dichtung einsetzen |
| Warum? | | |
| | Weil die Dichtung von schlechter Qualität ist | Dichtungsspezifikationen ändern |
| Warum? | | |
| | Weil ein Sonderangebot gekauft wurde | Einkaufskriterien ändern |
| Warum? | | |
| | Weil der Einkäufer anhand seines Sparverhaltens beurteilt wird | Beurteilungskriterien für Einkäufer ändern |
Erklärung: Orange = „Feuer löschen“, Grün = eigentliche Ursache, die für eine nachhaltige Fehlerbeseitigung ausgeschaltet werden muss.
Die Methode deckt auf, was wirklich hilft.
Aus der Tabelle geht die Hierarchie der Gegenmaßnahmen klar hervor. Das unmittelbare Beseitigen des Schadens (Orange) ist dringend notwendig. Würde man es dabei belassen, träge bald wieder ein Schaden auf. Die tieferliegende Ursache für den beispielhaften Fehler ist der „Sparzwang“ der Einkäufer, deren Hauptfokus auf günstigen Angeboten statt auf der Qualität liegt. Genau auf der Ebene muss angesetzt werden, um das Problem der Ölpfütze dauerhaft zu lösen. ( Birgit Lutzer )
Noch mehr REFA-Methoden sind auf Karten des ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft zusammengefasst. Ansprechpartnerin: Sonja Bobbert, Referentin Marketing und Veranstaltungsmanagement. Link: https://www.arbeitswissenschaft.net/angebote-produkte/personen/sonja-bobbert/
